Brief laat geen twijfel over bestaan dat gedrag ongewenst en ontoelaatbaar is en dat er bij herhaling direct gerechtelijke stappen worden ondernomen.
Unieke voordelen van dit model
De brief is in zeer begrijpelijke taal geschreven zodat de medewerker de consequenties van zijn handelen dan wel nalaten begrijpt.
Het document draagt bij aan een goede dossieropbouw.
Legal-proof.
Meer informatie over dit model
Het kan zomaar voorkomen dat een werknemer gedrag vertoont dat je niet tolereert, een regel overtreedt of bepaalde voorwaarden uit zijn arbeidsovereenkomst niet nakomt. Een van de middelen die je hier als werkgever voor kunt inzetten is het geven van een officiële waarschuwing. Wat is nu een officiële waarschuwing precies, wanneer zet je het in en wat komt er inhoudelijk in aan bod?
Wat is een officiële waarschuwing?
Een officiële waarschuwing is een middel die je als werkgever inzet om schriftelijk aan een werknemer duidelijk te maken dat je bepaald gedrag of handelen van een werknemer niet tolereert. Een schriftelijke officiële waarschuwing wordt vaak aangetekend verzonden en meegenomen in het personeelsdossier van de werknemer. Hiermee verschilt een schriftelijke waarschuwing ook ten opzichte van een mondeling waarschuwing. Een mondelinge waarschuwing is soms moeilijk te bewijzen, daarom is een schriftelijke waarschuwing beter. Een schriftelijke officiële waarschuwing kan worden ingezet om later andere disciplinaire maatregelen te kunnen treffen.
Wanneer zet je een officiële waarschuwing in als werkgever?
Een officiële waarschuwing kan in verschillende situaties worden ingezet. Hieronder volgen een aantal voorbeelden:
Ongewenst en ontoelaatbaar gedrag van de werknemer
Het niet houden aan werkprocedures, voorschriften, (huis)regels of afspraken
Ongeoorloofd verlof opnemen
Herhaaldelijk te laat komen
Het opzettelijk overtreden van interne bevoegdheden
Waar moet een officiële waarschuwing inhoudelijk aan voldoen?
Het is belangrijk om in een officiële waarschuwing helder en duidelijk te formuleren wanneer en wat voor onwenselijk gedrag de werknemer heeft vertoond en waarom dit onwenselijk is. Daarnaast verwijs je naar eventuele eerdere gesprekken of waarschuwingen die je hier al over hebt gevoerd of gegeven. Vermeld hierbij steeds de datum en verwijs ook telkens naar eventuele (bedrijfs)regels of wettelijke bepalingen. Ten slotte is het van belang dat de sancties worden benoemd die volgen wanneer een werknemer zijn gedrag niet verbetert. Het is raadzaam om de brief aangetekend per post te verzenden, zodat je kan bewijzen dat de werknemer de officiële waarschuwing heeft ontvangen. Een verzending per e-mail met een lees- en ontvangstbevestiging is eveneens mogelijk. Bewaar de lees- en ontvangstbevestiging in het personeelsdossier.
Wat zijn de gevolgen van een schriftelijke waarschuwing?
Een officiële waarschuwing kan als opmaat fungeren om eventuele verdere maatregelen te treffen, zoals bijvoorbeeld een schorsing of ontslag. Eén enkele officiële waarschuwing is vaak niet afdoende om tot ontslag over te gaan. Er is echter geen vastgelegd aantal waarschuwingen dat automatisch tot ontslag leidt. Een officiële waarschuwing zorgt ervoor dat een werkgever juridisch sterker staat en is belangrijk onderdeel voor het opbouwen van een goed ontslagdossier. In een ontslagdossier wordt aangetoond dat een werknemer herhaaldelijk de fout in is gegaan, terwijl jij als werkgever de werknemer wel de kans hebt geboden om verbetering te laten zien. Daarnaast moet blijken dat de getroffen maatregelen ook geen verbetering bij het gedrag van de werknemer teweeg hebben gebracht. Met behulp van een ontslagdossier kan er gevraagd worden aan de kantonrechter om de arbeidsovereenkomst te ontbinden.
Wat biedt Claire Contract Check jou?
Claire Contract Check biedt de mogelijkheid om een voorbeeld van een officiële waarschuwing te downloaden. De voorbeeldbrief is in zeer begrijpelijke taal geschreven, zodat de medewerker de consequenties van zijn handelen dan wel nalaten begrijpt. Daarnaast is het legal proof en bestaat het voorbeeld uit twee pagina’s. Heb je nog vragen met betrekking tot het versturen van een officiële waarschuwing? Neem dan gerust contact met ons op. Onze specialisten staan voor je klaar!
